年会活动场地应该怎么选择，成都年会策划公司丁丁猫会展发表时间：2020-12-03 10:19 在活动中，任何有关于场地的细节都会影响最终的活动效果，稍有不慎就踩坑了，那么我们接下来面临的年会活动场地，应该如何去选择呢，今天成都年会策划公司丁丁猫会展就告诉大家关于年会活动场地的考察事项。
一、价格检查项 年会活动场地，可以事先在网上的一些平台上了解合适的场地，还有场地的费用。也可以在丁丁猫会展的【酒店会场信息】栏处了解。 1.不同档期匹配不同价格。年会季的价格浮动比较大，找场地的时候需要和酒店确认不同档期的价格，以及是否适配预算。 2.协调餐标。了解菜单内容、软饮酒水、开瓶费、清洁费等细节。 3.最低消费，如宴会消费。 4.额外费用。比如前往场地的车费等。 二、档期检查项 越火爆的档期，越需要提前开始抢订。如果同期周边还有一些其他的重大活动，就要考虑限行的问题，确定好酒店和档期之后要考虑活动报备的问题。如果发现心仪的酒店价格有些超预算了，我们可以通过调整档期来进行议价。 1.火爆档期的预订难度 2.周边限行 3.同期政府活动 4.活动报备报批 三、品牌服务检查项 一般而言，品牌酒店的服务是比较能够得到保障的。部分老板会对某一品牌会有忠诚度，那么在选址的时候就需要重点考虑这个品牌的优势在哪？为什么老板会喜欢它？以及这个品牌定位的调性是偏轻松的、偏度假的还是偏商务的？ 此外，还有菜品的口味，以及宗教偏好，例如清真餐等。 1.品牌酒店的优质服务背书 2.相对趋近的菜系风格 3.合约细节相似程度 4.老板们对品牌的忠诚度 四、酒店位置检查项 酒店周边的商圈、在建项目、交通限行等情况需要提前了解清楚。酒店如果同期在举行政府活动，也要考虑该活动对自身活动的影响，如周边限行等。另外在今年的情况下，尤其需要注意跟酒店交涉清楚报批报备的事宜。 酒店整体情况 1.周边商圈及在建项目 2.周边限行 3.施工等路段 五、会议场地检查项 前厅的面积和搭建的条件决定了公司的签到、合影墙等互动怎么设计；会场的面积和可容纳的人数是关键性决定因素；入口的数量和尺寸等决定了会场中可以放多少东西以及如何放进去；场租的时长、费用以及会场设备的配置则对年会现场的搭建影响很大。 会场 序厅 六、嘉宾入场环节检查项 在这个检查项里，需要考察停车场的数量和收费情况、在户外做搭建的条件、酒店入口的搭建条件、签到处位置以及客梯的位置和使用等。 停车场 户外区域 酒店入口 签到处 客梯 七、房间、餐厅娱乐设施的检查项 除了这种度假村类型明确需要住宿之外，也建议办会人考察一下酒店房间，一方面可能会有员工在参与年会的过程中情绪高涨，饮酒过度，需要使用房间，另一方面如果有客户参加年会，也会涉及到房间的使用。有一些年会可能同时需要自助餐和晚宴，这就需要另外了解餐厅的位置、营业时间、可容纳人数以及菜单的品类等。 房间 自助餐厅 中餐厅 康体设施 酒吧 合影地点 2.协调酒店提前预留选定好的合影区域 八、筹备区域检查项 根据需要，我们要检查场地是否有化妆间、VIP室、物料间、卸货通道和货梯等，这些因素会影响整个进程的顺利程度。 化妆间 VIP休息室 物料间 卸货通道 货梯 电箱 卸货停车场 九、交通检查项 确认附近地铁站名称、运营时间等信息，及时同步员工。如果是在目的地办年会，还需要考虑高铁、飞机等公共交通的动线安排，给同事们做一个明确的标识。 机场火车站出发口 机场火车站到达口 大巴车停放点 地铁站&公交车站 5.到达酒店的距离及线路 十、酒店周边场地检查项 有一些年会在白天会先进行培训会，中午可能要四散用餐，那么周边的餐饮情况就需要关注一下。另外图文打印社、超市商场、鲜花店、照片冲印店，甚至医院和派出所也都推荐办会人纳入年会的考察清单，这将是一个加分项。 社会餐厅 图文打印社 超市及商场 鲜花店 照片冲印店 医院 派出所 2.提前报备 能够掌握上面成都年会策划公司丁丁猫会展提到的年会活动场地的注意项，就能确保你能找到一家适合的活动场地，那么对后续开展的其他环节，相信也是顺风顺水，那么预祝各位今年的年会办的红火。 |
